Tipps & Tricks

Automatische Warteschleife

Auerswald Comfortel 2600 mit Automatischer Warteschleife

Einleitung

Allgemeine Informationen

Verwendung der Multifunktions- und Zielwahltasten (Funktionstasten)
> Funktion/Beschriftung 1. Zeile (hier schwarz): Einmal drücken
> Funktion/Beschriftung 2. Zeile (hier blau): Zweimal drücken

Nachrichten und Ansagen
> Die Nachricht ist das was der Anrufer Ihnen auf der VoiceMail-Box der TimeOUT-Funktion hinterlässt
> Die Ansagen sind das was Sie besprechen und Ihr Anrufer zu hören bekommt

Verwendung der Funktionstasten

Die Automatische Warteschleife in der Übersicht

Die Tasten zur Steuerung und Verwaltung der Automatische Warteschleife befinden sich im DUNKELBLAU markierten Bereich!

3 verschiedene Bereiche

Wir haben 3 verschiedene Bereiche für die Automatische Warteschleife:
Steuerung der Automatischen Warteschleife und Verwaltung der Ansagen

1. Steuerung der Automatischen Warteschleife
AN und AUS schaltet man die Automatische Warteschleife im BLAU markierten Bereich.
Die TimeOut-Funktion der Automatischen Warteschleife schaltet man ebenfalls im BLAU markierten Bereich UM.
  -> TOut 2A: Der Anrufer kann EINE Nachricht hinterlassen
  -> TOut 2B: Der Anrufer kann KEINE Nachricht hinterlassen  
Auch das Abhören der TimeOut-Nachricht erfolgt im BLAU markierten Bereich.

2. Begrüßungsansage und der Folgeansagen verwalten
Das Editieren und Probehören der Begrüßungsansage und der Folgeansagen erfolgt im HIMMELBLAU markierten Bereich.

3. TimeOut-Ansagen verwalten
Das Editieren und Probehören der TimeOUT-Ansagen erfolgt im TÜRKIS markierten Bereich.

VoiceMail-System in der Übersicht 1/2
VoiceMail-System in der Übersicht 2/2

Technische Details

Steuerung der Automatischen Warteschleife

Zwei Tasten steuern die Automatische Warteschleife!

Taste 1: "Warteschleife" - Einmal drücken
-> ANschalten der Automatische Warteschleife
-> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
-> Ist die Warteschleife ANgeschaltet leuchtet die LED GRÜN (neben Taste 1)
-> Ist die LED erloschen muss der Status durch Drücken der Taste 1: "Warteschleife" geprüft, bzw. angepasst werden

Taste 1: "Warteschleife" - Zweimal drücken
-> AUSschalten der Automatische Warteschleife
-> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
-> Ist die Warteschleife AUSgeschaltet leuchtet die LED GELB (GELB) (neben Taste 1)
-> Ist die LED erloschen muss der Status durch Drücken der Taste 1: "Warteschleife" geprüft, bzw. angepasst werden

Taste 3A: "TOut 2A = Grün" - Einmal drücken
-> UMschalten der TimeOut-Funktion
-> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
-> Ist die TimeOut-Funktion im Modus 2A leuchtet die LED GRÜN (neben Taste 3A)
   > Modus 2A: Am Ende der Warteschleife kann EINE Nachricht hinterlassen werden
-> Ist die LED erloschen muss der Status durch Drücken der Taste 3A: "TOut 2A = Grün" geprüft, bzw. angepasst werden

Taste 3B: "TOut 2B = GELB" - Zweimal drücken
-> UMschalten der TimeOut-Funktion
-> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
-> Ist die TimeOut-Funktion im Modus 2B leuchtet die LED GELB (neben Taste 3B)
   > Modus 2B: Am Ende der Warteschleife kann KEINE Nachricht hinterlassen werden -> es erfolgt ein Abwurf!
-> Ist die LED erloschen muss der Status durch Drücken der Taste 3B: "TOut 2B = GELB" geprüft, bzw. angepasst werden

Technische Details

Verwaltung der Automatischen Warteschleife

Zwei Tasten verwalten die Automatische Warteschleife!

Taste 2: "Anrufer in Warteschleife"
-> Befindet sich ein wartender Anrufer in der Warteschleife blinkt die LED ROT
-> Einmal drücken: Wartender Anrufer kann aus der Warteschleife geholt (gepickt) werden

Taste 4: "TimeOut Nachr. abhören"
-> Ist eine neue Nachricht vorhanden blinkt die LED rot
-> Einmal drücken: Nachrichten anhören
-> Ist eine bereits abgehörte Nachricht noch nicht gelöscht leuchtet die LED rot

Technische Details

Beispiel: "Begr.Ans." (Begrüßungsansage)

Verwaltung der Ansagen

Taste 6A: "Begr.Ans. hören" - Einmal drücken
-> Begrüßungsansage anhören

Taste 6B: "aufsprechen * #" - Zweimal drücken
-> Begrüßungsansage besprechen

Übersicht

Die Ansagen im Einzelnen

1. Ansage: "Begr.Ans."
2. Ansage: "FolgeAns 1"
3. Ansage: "FolgeAns 2"
4. Ansage: "FolgeAns 3"
5. Ansage: "FolgeAns 4"
6. Ansage: "TOutAns 1/2"
7A. Ansage: "TOutAns 2A mN"
7B. Ansage: "TOutAns 2B oN"

1. Ansage: "Begr.Ans."
> Begrüßungsansage
> Beispiel-Ansage:
  ... Sämtliche Mitarbeiter sind im Gespräch ...

2. Ansage: "FolgeAns 1"
> 1. Folgeansage
> Beispiel-Ansage:
  ... Bitte haben Sie noch einen Moment Geduld ...

3. Ansage: "FolgeAns 2"
> 2. Folgeansage
> Beispiel-Ansage:
  ... Wir sind gleich persönlich für Sie da ...

4. Ansage: "FolgeAns 3"
> 3. Folgeansage
> Beispiel-Ansage:
  ... Der nächste freie Mitarbeiter ist sofort für Sie da ...

5. Ansage: "FolgeAns 4"
> 4. Folgeansage
> Beispiel-Ansage:
  ... Der nächste freie Mitarbeiter ist bereits für Sie reserviert ...

6. Ansage: "TOutAns 1/2"
> TimeOut-Ansage (1 von 2)
> Erster Teil (von 2 Teilen)
> Sofort im Anschluss ist die "TimeOut-Ansage (2A von 2)" oder die "TimeOut-Ansage (2B von 2)" zu hören
> Beispiel-Ansage:
  ... Wir möchten Sie nicht länger warten lassen ...

7A. Ansage: "TOutAns 2A mN"
> TimeOut-Ansage (2A von 2) MIT der Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen
> Folgt sofort im Anschluss an die "TimeOut-Ansage (1 von 2)"
> Zweiter Teil (von 2 Teilen)
> Beispiel-Ansage:
  ... Bitte hinterlassen Sie uns Ihre Nachricht, wir rufen zurück ...

7B. Ansage: "TOutAns 2B oN"
> TimeOut-Ansage (2B von 2) OHNE der Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen
> Folgt sofort im Anschluss an die "TimeOut-Ansage (1 von 2)"
> Zweiter Teil (von 2 Teilen)
> Beispiel-Ansage:
  ... Bitte rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal an! Auf Wiederhören! -> Abwurf

Die Ansagen im Einzelnen

Beispiel: "Begr.Ans." (Begrüßungsansage)

Anpassung der Ansagen und Aktivierung der Automatischen Warteschleife

Kurzanleitung

1. Ansage besprechen
2. Ansage hören (Probehören)
3. Alle anderen Ansagen besprechen und hören
4. Automatischen Warteschleife ANschalten
5. TimeOut-Funktion wählen:
    2A (mit Nachricht) oder
    2B (ohne Nachricht)
6. Sich selber anrufen (Funktionstest)

Anleitung

1. Begrüßungsansage besprechen
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "aufsprechen * #" (Taste 6B)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen erzeugt das Telefon den s.g. Programmierton (Brummton)
> Sie nehmen den Hörer in die Hand
> Mit der Stern-Taste (*) starten Sie die Aufnahme
> Sie besprechen Ihre Ansage
> Mit der Raute-Taste (#) beenden und speichern Sie die Aufnahme
> Sie legen den Hörer auf
> Ansage besprechen ist abgeschlossen

2. Begrüßungsansage hören (Probehören)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "Begr.Ans. hören" (Taste 6A)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen hören Sie Ihre Ansage
> Sie Beenden das Anhören durch Drücken der "Lautsprechertaste" oder der "Hook-Taste"
> Ansage hören (Probehören) ist abgeschlossen

3. Alle anderen Ansagen besprechen und hören (Probehören)
> Die unter 1. und 2. genannten Prozeduren gelten auch für alle anderen Ansagen:
  - 1. Folgeansage
  - 2. Folgeansage
  - 3. Folgeansage
  - 4. Folgeansage
  - TimeOut-Ansage (1 von 2)
  - TimeOut-Ansage (2A von 2)
  - TimeOut-Ansage (2B von 2)

4. Automatischen Warteschleife ANschalten
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken (einmal) auf die Taste "Warteschleife" (Taste 1)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen leuchtet die Grüne LED (neben Taste 1) und die Automatischen Warteschleife ist aktiviert

5. TimeOut-Funktion wählen: 2A (mit Nachricht) oder 2B (ohne Nachricht)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand

5A. Modus 2A aktivieren
> Sie drücken (einmal) auf die Taste "TOut 2A = Grün" (Taste 3A)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen leuchtet die LED (neben Taste 3) GRÜN und die TimeOut-Funktion befindet sich im Modus 2A
  -> Modus 2A: Am Ende der Warteschleife kann EINE Nachricht hinterlassen werden

5B. Modus 2B aktivieren
> Sie drücken (zweimal) auf die Taste "TOut 2B = Gelb" (Taste 3B)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen leuchtet die LED (neben Taste 3) GELB und die TimeOut-Funktion befindet sich im Modus 2B
  -> Modus 2B: Am Ende der Warteschleife kann KEINE Nachricht hinterlassen werden -> es erfolgt ein Abwurf!
> TimeOut-Funktion wählen ist abgeschlossen

6. Sich selber anrufen (Funktionstest)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Bitte wählen Sie, z.B. von Ihrem Mobiltelefon Ihr Festnetznummer
> Bitte hören Sie sich alle Ansagen an und hinterlassen (falls aktiviert) eine Nachricht
> Bitte hören Sie Ihre hinterlassene Nachricht ab und löschen diese
> Sich selber anrufen (Funktionstest) ist abgeschlossen

Anpassung der Ansagen und Aktivierung der Automatischen Warteschleife

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