Tipps & Tricks

COMfortel VoiceMail (Anrufbeantworter)

Auerswald Comfortel 2500 mit Comfortel VoiceMail (Comfortel 2500 AB)

Einleitung

Allgemeine Informationen

Verwendung der Multifunktions- und Zielwahltasten (Funktionstasten)
> Funktion/Beschriftung 1. Zeile (hier schwarz): Einmal drücken
> Funktion/Beschriftung 2. Zeile (hier blau): Zweimal drücken

Nachrichten und Ansagen
> Die Nachricht ist das was der Anrufer Ihnen auf der VoiceMail-Box hinterlässt
> Die Ansage ist das was Sie besprechen und Ihr Anrufer zu hören bekommt

Schnellstart  ->  12 kurze Schritte zur neuen Ansage

Ansagen besprechen oder ändern

1. Telefon ist im Ruhezustand
2. Taste "Ans. x bearb." doppelt drücken
3. Display: "> ändern" bestätigen
4. Display: Dateinamen (z.B. "ANSAGE01.WAV") bestätigen
5. Display: "Überschreiben" bestätigen
6. Hörer in die Hand nehmen
7. Taste "Aufzeichn.Start" drücken -> Aufnahme startet
8. Ansage besprechen
9. Taste "Aufzeichn.Ende" drücken
10. Display: "> speichern" bestätigen
11. Taste "Exit" drücken
12. Hörer auflegen

Auerswald COMfortel 2500

Ansage am Auerswald COMfortel 2500 besprechen

Verwendung der Funktionstasten

Das COMfortel VoiceMail in der Übersicht

Die Tasten zur Steuerung und Verwaltung des Anrufbeantworters (COMfortel VoiceMail) befinden sich im GRÜN markierten Bereich!

2 verschiedene Aufgaben2 verschiedene Aufgaben

Wir haben 2 verschiedene Aufgaben für den Anrufbeantworter:
AN|AUS und Ansagen verwalten

1. AN |AUS
AN und AUS schaltet man den Anrufbeantworter im MEERESGRÜN markierten Bereich.

2. Ansagen verwalten
Das Aktivieren und das Editieren der Ansagen erfolgt im GRELLGRÜN markierten Bereich.

COMfortel VoiceMail in der Übersicht 1/2
COMfortel VoiceMail in der Übersicht 2/2

Technische Details

Beispiel: "Ans. 1 (Nchr.)" (Ansage 1 mit Nachricht)

Steuerung und Verwaltung der VoiceMail-Boxen

Um den Anrufbeantworter ANzuschalten muss dieser:

1. ANgeschaltet werden
(-> Taste 3A: "AB  AN|AUS")
Ist der Anrufbeantworter ANgeschaltet leuchtet die LED GRÜN (neben Taste: 3A)
2. Muss die gewünschte Ansage aktiviert sein
(-> Taste 6A: "Ans. 1 (Nchr.)")
Ist die VoiceMail-Ansage aktiviert leuchtet die LED GRÜN (neben Taste 6A)

Ansage aktivieren:
Taste 6A: "Ans. 1 (Nchr.)")
Die LED an der aktivierten Ansage leuchtet GRÜN (neben Taste: 6A)

Einmal drücken
-> Aktivieren der VoiceMail-Ansage (Taste 6A: "Ans. 1 (Nchr.)")
-> Ist die VoiceMail-Ansage aktiviert leuchtet die LED GRÜN (neben Taste 6A)

Zweimal drücken
-> Ansage besprechen (Taste 6B: "Ans. 1 bearb.")

Übersicht

Die VoiceMail-Ansagen im Einzelnen

1. VoiceMail-Ansage: "Ans. STD (Nchr.)"
2. VoiceMail-Ansage: "Ans. 1 (Nchr.)"
3. VoiceMail-Ansage: "Ans. 2 (Nchr.)"
4. VoiceMail-Ansage: "Ans. 3 (nur A)"

1. VoiceMail-Ansage: "Ans. STD (Nchr.)"
> Ansage (Studioproduktion) bei ABwesend
> Verwendung:
  -> Wenn beim Besprechen z.B. der Ansage "Ans. 1 (Nchr.)" etwas schief geht
  -> Aktivierung bei Feierabend
  -> Deaktivierung bei Arbeitsbeginn
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) EINE Nachricht hinterlassen
> Ansage: Studioproduktion
  ... Wir sind im Moment nicht erreichbar ...

2. VoiceMail-Ansage: "Ans. 1 (Nchr.)"
> Standardansage bei ABwesend
> Tägliche Verwendung:
  -> Aktivierung bei Feierabend
  -> Deaktivierung bei Arbeitsbeginn
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) EINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Sie erreichen uns werktags von 9:00 bis 17:00 Uhr ...

3. VoiceMail-Ansage: "Ans. 2 (Nchr.)"
> Sonderansage MIT Nachricht bei ABwesend
> Verwendung:
  -> Aktiviert während der gesamten ABwesenheit
  -> Bei kurzer ABwesenheit -> ein paar Tage
  -> z.B. Brückentag, Feiertag, Schulung oder Ausflug
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) EINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Am kommenden Montag sind wir wieder für Sie da ...

4. VoiceMail-Ansage: "Ans. 3 (nur A)"
> Sonderansage OHNE Nachricht bei ABwesend
> Verwendung:
  -> Aktiviert während der gesamten ABwesenheit
  -> Bei längerer ABwesenheit -> mehrere Tage/Woche(n)
  -> z.B. Urlaub oder Weihnachten
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) KEINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Ab dem 1. September sind wir wieder für Sie da ...

Die VoiceMail-Ansagen im Einzelnen

Beispiel: "Ans. 1 (Nchr.)" (Ansage 1 mit Nachricht)

Anpassung einer VoiceMail-Ansage und Aktivierung des Anrufbeantworters

Kurzanleitung

1. Ansage besprechen
2. Ansage hören (Probehören)
3. Anrufbeantworter ANschalten und Ansage aktivieren
4. Sich selber anrufen (Funktionstest)

Anleitung

1. Ansage besprechen
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "Ans. 1 (Nchr.)" (Taste 6B)
> Im Display erscheint die Anzeige:
  > ändern
  > löschen
  > Wiedergabe
  -> Sie drücken die Taste links neben "> ändern"
> Bitte bestätigen Sie den Dateinamen (z.B. ANSAGE01.WAV) durch Drücken der Taste rechts neben dem Haken am rechten unteren Displayrand
> Bitte bestätigen Sie den Vorschlag "Überschreiben" durch Drücken der (gleichen) Taste rechts neben dem Haken am rechten unteren Displayrand
> Sie nehmen den Hörer in die Hand
> Sie starten die Aufnahme "Aufzeichn.Start" durch Drücken der (gleichen) Taste rechts neben dem Haken am rechten unteren Displayrand
> Sie beenden die Aufnahme "Aufzeichn.Ende" durch Drücken der (gleichen) Taste rechts neben dem Haken am rechten unteren Displayrand
> Im Display erscheint die Anzeige:
  > neue Ansage
  > speichern
  > Wiedergabe
  -> Sie druecken die Taste links neben "> speichern"
> Sie druecken auf die Taste "Exit" und legen den Hörer auf
> Ansage besprechen ist abgeschlossen

2. Ansage hören (Probehören)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "Ans. 1 (Nchr.)" (Taste 6B)
> Im Display erscheint die Anzeige:
  > ändern
  > löschen
  > Wiedergabe
  -> Sie druecken die Taste links neben "> Wiedergabe“
> Sie Beenden das Anhören durch Drücken der"Lautsprechertaste" oder der "Hook-Taste"
> Ansage hören (Probehören) ist abgeschlossen

3. Anrufbeantworter ANschalten und Ansage aktivieren
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken (einmal) auf die Taste "AB  AN|AUS" (Taste 3A)
> Die Grüne LED leuchtet (neben Taste 3A) und der Anrufbeantworter ist ANgeschaltet
> Sie drücken (einmal) auf die Taste "Ans. 1 (Nchr.)" (Taste 6A)
> Die Grüne LED leuchtet (neben Taste 6A) und die VoiceMail-Ansage ist aktiviert

4. Sich selber anrufen (Funktionstest)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Bitte wählen Sie, z.B. von Ihrem Mobiltelefon Ihr Festnetznummer
> Bitte hören Sie sich die gesamte Ansage an und hinterlassen (falls aktiviert) eine Nachricht
> Bitte hören Sie Ihre hinterlassene Nachricht ab und löschen diese
> Sich selber anrufen (Funktionstest) ist abgeschlossen

Anpassung und Aktivierung einer VoiceMail-Ansage

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