Tipps & Tricks

VoiceMail-System

Auerswald Comfortel 2600 mit VoiceMail-System
Auerswald Comfortel 2500 mit VoiceMail-System

Einleitung

Allgemeine Informationen

Verwendung der Multifunktions- und Zielwahltasten (Funktionstasten)
> Funktion/Beschriftung 1. Zeile (hier schwarz): Einmal drücken
> Funktion/Beschriftung 2. Zeile (hier blau): Zweimal drücken

Nachrichten und Ansagen
> Die Nachricht ist das was der Anrufer Ihnen auf der VoiceMail-Box hinterlässt
> Die Ansage ist das was Sie besprechen und Ihr Anrufer zu hören bekommt

Schnellstart  ->  8 kurze Schritte zur neuen Ansage

Ansagen besprechen oder ändern

1. Telefon ist im Ruhezustand
2. Taste "aufnehmen * #" doppelt drücken
3. Lange Zahlenreihe läuft durch das Display -> Programmierton (Brummton)
4. Hörer in die Hand nehmen
5. Stern-Taste (*) drücken -> Aufnahme startet
6. Ansage besprechen
7. Raute-Taste (#) drücken -> Aufnahme beendet und gespeichert
8. Hörer auflegen

Auerswald COMfortel 2600

Ansage am Auerswald COMfortel 2600 besprechen

Auerswald COMfortel 2500

Ansage am Auerswald COMfortel 2500 besprechen

Verwendung der Funktionstasten

Das VoiceMail-System in der Übersicht

Die Tasten zur Steuerung und Verwaltung des VoiceMail-System befinden sich im LILA markierten Bereich!

2 verschiedene Aufgaben

Wir haben 2 verschiedene Aufgaben für VoiceMail-Boxen:
ABwesend und ANwesend

1. ABwesend
Eine oder mehrere VoiceMail-Boxen bei ABwesend im ROT markierten Bereich (Reaktionszeit: ca. 5 Sekunden).
Achtung: Nur eine VoiceMail-Box bei ABwesend darf aktiviert sein (GRÜN leuchten)

2. ANwesend
Eine VoiceMail-Box bei ANwesend im GELB (GELB) markierten Bereich (Reaktionszeit ca. 20 Sekunden).
Achtung: Fehlt ggf. bei vorhandener Warteschleife

VoiceMail-System in der Übersicht 1/3
VoiceMail-System in der Übersicht 2/3
VoiceMail-System in der Übersicht 3/3

Technische Details

Beispiel: "Standrd" (Standardansage)

Steuerung und Verwaltung der VoiceMail-Boxen

Zwei Tasten steuern je eine VoiceMail-Box und gehören praktisch zusammen (Taste 3 und 4)!

Obere Taste - Einmal drücken
-> AN- und AUSschalten der VoiceMail-Box
(Taste 3A: "StandrdA  AN|AUS")
-> Ist die VoiceMail-Box ANgeschaltet leuchtet die LED GRÜN
(neben Taste 3A)


Obere Taste - Zweimal drücken
-> Ansage anhören
(Taste 3B: "Ansage anhören")

Untere Taste - Einmal drücken
-> Nachrichten anhören
(Taste 4A: "Nachr. anhören")
-> Ist eine neue Nachricht vorhanden blinkt die LED rot (Taste 4A)
-> Ist eine bereits abgehörte Nachricht noch nicht gelöscht leuchtet die LED rot

Untere Taste - Zweimal drücken
-> Ansage besprechen
(Taste 4B: "aufnehmen * #")

Übersicht

Die VoiceMail-Boxen im Einzelnen

1. VoiceMail-Box: "StandrdA"
2. VoiceMail-Box: "SondA mN"
3. VoiceMail-Box: "SondA oN"
4. VoiceMail-Box: "ANwesend"

1. VoiceMail-Box: "StandrdA"
> Standardansage bei ABwesend
> In unserem Beispiel ORANGE
> Tägliche Verwendung:
  -> Aktivierung bei Feierabend
  -> Deaktivierung bei Arbeitsbeginn
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) EINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Sie erreichen uns werktags von 9:00 bis 17:00 Uhr ...

2. VoiceMail-Box: "SondA mN"
> Sonderansage MIT Nachricht bei ABwesend
> In unserem Beispiel HELLORANGE
> Verwendung:
  -> Aktiviert während der gesamten ABwesenheit
  -> Bei kurzer ABwesenheit -> ein paar Tage
  -> z.B. Brückentag, Feiertag, Schulung oder Ausflug
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) EINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Am kommenden Montag sind wir wieder für Sie da ...

3. VoiceMail-Box: "SondA oN"
> Sonderansage OHNE Nachricht bei ABwesend
> In unserem Beispiel GOLD
> Verwendung:
  -> Aktiviert während der gesamten ABwesenheit
  -> Bei längerer ABwesenheit -> mehrere Tage/Woche(n)
  -> z.B. Urlaub oder Weihnachten
> Der Anrufer kann (in unserem Beispiel) KEINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Ab dem 1. September sind wir wieder für Sie da ...

4. VoiceMail-Box: "ANwesend"
> Ansage MIT Nachricht bei ANwesend
> In unserem Beispiel GELB
> Verwendung:
  -> Während der Geschäftszeiten kann nicht ans Telefon gegangen werden
  -> z.B. Andrang am Empfang oder im Augenblick wird bereits telefoniert
> Der Anrufer kann (unsere Empfehlung) EINE Nachricht hinterlassen
> Beispiel-Ansage:
  ... Sämtliche Mitarbeiter sind im Gespräch ...

Die VoiceMail-Boxen im Einzelnen

Beispiel: "Standrd" (Standardansage)

Anpassung und Aktivierung einer VoiceMail-Box

Kurzanleitung

1. Ansage besprechen
2. Ansage hören (Probehören)
3. VoiceMail-Box aktivieren
4. Sich selber anrufen (Funktionstest)

Anleitung

1. Ansage besprechen
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "aufnehmen * #" (Taste 4B)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen erzeugt das Telefon den s.g. Programmierton (Brummton)
> Sie nehmen den Hörer in die Hand
> Mit der Stern-Taste (*) starten Sie die Aufnahme (Taste 4B)
> Sie besprechen Ihre Ansage
> Mit der Raute-Taste (#) beenden und speichern Sie die Aufnahme (Taste 4B)
> Sie legen den Hörer auf
> Ansage besprechen ist abgeschlossen

2. Ansage hören (Probehören)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken doppelt auf die Taste "Ansage anhören" (Taste 3B)
> Eine lange Zahlenreihe läuft durch das Display
> Ist die Zahlenreihe durchgelaufen hören Sie Ihre Ansage
> Sie Beenden das Anhören durch Drücken der "Lautsprechertaste" oder der "Hook-Taste"
> Ansage hören (Probehören) ist abgeschlossen

3. VoiceMail-Box aktivieren
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Sie drücken (einmal) auf die Taste "StandrdA  AN|AUS" (Taste 3A)

> Die Grüne LED leuchtet (neben Taste 3A) und die VoiceMail-Box ist aktiviert
> Alle andern VoiceMail-Boxen bei ABwesend müssen deaktiviert sein!
> VoiceMail-Box aktivieren ist abgeschlossen

4. Sich selber anrufen (Funktionstest)
> Sie führen KEIN Telefonat, der Hörer ist aufgelegt, das Telefon ist im Ruhezustand
> Bitte wählen Sie, z.B. von Ihrem Mobiltelefon Ihre Festnetznummer
> Bitte hören Sie sich die gesamte Ansage an und hinterlassen (falls aktiviert) eine Nachricht
> Bitte hören Sie Ihre hinterlassene Nachricht ab und löschen diese
> Sich selber anrufen (Funktionstest) ist abgeschlossen

Anpassung und Aktivierung einer VoiceMail-Box

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